Oubliez tous les problèmes liés à la visio : les configurations audio complexes, les différences entre les plateformes, les demandes à l’hôte pour activer les sous-titres, les sous-titres illisible ou inadapté ou encore la perte de la transcription après la réunion… tout est de l’histoire ancienne avec Ava Connect ! 🔗
1. Présentation d'Ava Connect 🔗
Ava Connect s'intègre parfaitement à vos réunions, en utilisant une technologie de pointe pour identifier et distinguer visuellement chaque intervenant. Vous n'aurez plus à vous battre avec les configurations audio, à négliger des discussions essentielles ou à vous demander qui a abordé les détails clés du projet.
*uniquement disponible avec Ava Sous-Titres ou Ava Web
Bénéficiez de la qualité des sous-titres Ava et de toutes les fonctionnalités d’Ava Pro pour toutes les plateformes de visioconférences (Zoom, Meet, Teams, etc.)
2. Sous-titrer une visioconférence avec Ava Connect
a. Avec l'application de bureau 💻
Pour une expérience simplifiée, suivez ces étapes simples pour intégrer Ava à vos réunions Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams :
Cliquez sur le bouton "Connect" 🔗 dans le menu central
Copiez/Collez votre lien de visioconférence. Consultez notre guide étape par étape pour savoir où se trouve le lien de la réunion sur les différentes plateformes.
Cliquez sur "Se connecter"
Autorisez Ava à rejoindre votre visioconférence. Laissez quelques instants à Ava pour rejoindre votre réunion. Une fois connectée, vous verrez un nouveau participant "Ava" dans votre visioconférence.
Un message s'affichera dans le chat de discussion de votre visioconférence, visible par tout le monde, pour prévenir de la présence d'Ava, avec un lien vers votre transcription avec votre identifiant Ava.
b. Avec l'application web 🌐
Cliquez sur le bouton "Connect" 🔗 dans le menu central
Collez votre lien de visioconférence puis cliquez sur "Se connecter"
Autorisez Ava à rejoindre votre visioconférence
Un message s'affichera dans le chat de discussion de votre visioconférence, visible par tout le monde, pour prévenir de la présence d'Ava, avec un lien vers votre transcription avec votre identifiant Ava.
3. Un problème de connexion ?
a. Si vous êtes l'hôte de la visioconférence
Après avoir collé le lien de la visio dans Ava Connect, vous recevrez une notification vous invitant à autoriser Ava dans la visioconférence.
Autoriser Ava à rejoindre la réunion
Une nouvelle fenêtre apparaît, cliquez sur le bouton "Autoriser l'enregistrement" (Ava peut ainsi enregistrer votre transcription pour vous permettre de la consulter après la réunion et les participants en seront informés).
b. Si vous êtes l'un des participants
Une fenêtre apparaît automatiquement pour tous les utilisateurs dès l'ajout, par l'hôte, d'Ava Connect à la visioconférence. Cette informe vous informe de l'ajout d'Ava Connect, cliquez ensuite sur "J'ai compris"
Un message apparaîtra également dans le chat, vous invitant à rejoindre la conversation Ava.
Cliquez sur le lien contenu dans le message pour rejoindre la conversation Ava et profiter du sous-titrage en direct, si vous le souhaitez.
c. L'hôte n'a pas autorisé Ava à rejoindre votre visioconférence ?
Si l'hôte n'autorise pas Ava à rejoindre votre visioconférence, l'hôte doit commencer une nouvelle réunion pour permettre à Ava de se connecter. Ceci est dû aux limitations de Zoom.
Si l'hôte n'a pas autorisé Ava à enregistrer, il suffit d'effectuer une nouvelle requête avec Ava Connect pour permettre à l'hôte d'autoriser Ava à enregistrer et transcrire votre visioconférence.
d. Résoudre les problèmes d'autorisation Zoom
Avez-vous rencontré des problèmes pour réinviter Ava Captioner à des réunions Zoom, en particulier lorsque des autorisations d'enregistrement sont impliquées ? Vous n'êtes pas le seul. De nombreux utilisateurs d'Ava Connect ont été confrontés à ce défi, souvent lié à l'utilisation du Personal Meeting ID (PMI) de Zoom. Ce petit guide est là pour vous aider à naviguer et à résoudre ce problème de manière efficace.
Comprendre le problème du PMI
La fonction PMI de Zoom crée une URL cohérente et permanente pour vos réunions. C'est pratique, mais il y a une mise en garde : si un organisateur refuse les autorisations d'enregistrement pour une réunion et choisit d'appliquer cette décision à toutes les réunions futures, Zoom se souvient de ce choix pour toutes les réunions utilisant le même PMI. Cela signifie que l'organisateur ne sera pas invité à demander l'autorisation de laisser Ava légender les réunions suivantes avec la même URL, ce qui risque de provoquer des perturbations. Actuellement, Zoom ne permet pas aux utilisateurs de modifier leurs autorisations si elles ont été appliquées à toutes les réunions futures.
Étapes à suivre pour résoudre le problème
Modifiez votre PMI : la solution la plus simple consiste à modifier votre PMI. Cela crée une nouvelle URL de réunion, qui demandera de nouvelles autorisations.
Allez dans vos paramètres Zoom.
Sous l'onglet « Réunions », trouvez « ID de réunion personnel ».
Choisissez « Modifier » et suivez les instructions pour changer votre IDP.
Utilisez des identifiants de réunion uniques : Au lieu d'utiliser votre IPM pour chaque réunion, envisagez d'utiliser des identifiants de réunion uniques. Cela permet de s'assurer que chaque réunion est traitée indépendamment en ce qui concerne les autorisations.
Lors de la programmation d'une réunion, choisissez l'option « Générer automatiquement » sous « ID de réunion ».
Cela permet d'attribuer un identifiant unique à chaque réunion et de demander les autorisations à chaque fois.
Réinvitez les participants : Si vous avez déjà programmé des réunions avec l'ancien PMI, il vous suffit de réinviter les participants en leur communiquant les détails de la nouvelle réunion.
Annuler la réunion précédente.
Reprogrammer la réunion avec le nouveau PMI ou l'identifiant unique.
Envoyez les invitations mises à jour à tous les participants.
4. Nos conseils pour une expérience optimale
Informez votre équipe : Informez votre équipe du changement d'identifiant PMI ou de réunion afin d'éviter toute confusion.
Testez à l'avance : Organisez une réunion test pour vous assurer que les paramètres fonctionnent comme prévu.
Consultez les mises à jour de Zoom : Tenez-vous au courant des fonctionnalités et des directives de Zoom pour toute nouvelle solution ou modification.
Bien que Zoom ne permette pas actuellement aux utilisateurs de réajuster les autorisations définies pour toutes les réunions futures, la modification de votre PMI ou l'utilisation d'identifiants de réunion uniques peuvent constituer une solution de contournement. N'oubliez pas qu'une communication efficace et la mise à jour des fonctionnalités de Zoom sont les clés d'une expérience de réunion harmonieuse.
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre service d'assistance. Nous sommes là pour veiller à ce que votre expérience Ava Connect sur Zoom soit efficace et sans problème !
5. Disponibilité de la fonctionnalité Ava Connect
Ava Connect est disponible dans les pays suivants :
🇫🇷 France
🇧🇪 Belgique
🇺🇸 États-Unis
🇨🇦 Canada
Si vous souhaitez demander Ava Connect dans votre pays, veuillez nous contacter à l'adresse support@ava.me.
Vous avez des questions ? Notre équipe est là pour vous aider
par chat ou par mail à bonjour@ava.me